Скасування печаток для бізнесу. Як захистити документи від підробки?
- Деталі
- Створено: Четвер, 16 листопада 2017, 20:05
Печатка на документах стала правом, а не обов'язком. Як мінімізувати ризики рейдерських захоплень підприємств і шахрайських маніпуляцій, визнання документів недійсними?
За вимогу печатки чиновникам погрожують штрафами
Обов'язкове використання печаток у бізнесі остаточно скасували з набранням чинності 19 липня 2017 року Законом України № 1982-VIII "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними особами – підприємцями" (далі – Закон).
Після набуття чинності Законом документи юридичних осіб і фізичних осіб – підприємців, у тому числі договори, вважаються чинними за умови підписання таких документів уповноваженою на це особою та не потребують додаткового нотаріального посвідчення.
Більше того, вимога посадовця надати документ із печаткою, відмова в прийнятті документа через відсутність останньої чи спонукання до нотаріального посвідчення документа, що не передбачене законом, карається штрафом від 850 до 1700 гривень.
Передував цьому трирічний перехідний період від обов'язкового до добровільного використання печаток, що врешті-решт привів до плутанини та непорозумінь.
Багато підприємств, оптимізуючи внутрішній документообіг, добровільно відмовились від використання печаток. Люди за звичкою хотіли бачити на документі штамп, що завжди свідчив про його дійсність, а чиновницький апарат часто використовував відсутність печатки як привід для відмови в прийнятті заяв, звернень, скарг тощо.
Не скріплений печаткою правочин до цього часу викликає занепокоєння у значної кількості населення та представників бізнесу.
Печатка багато років була не лише реквізитом документа, а й своєрідним елементом його захисту від підроблення
Бажаючи підробити документ, шахраї не нехтували й виготовленням відповідного штампа, однак це значно ускладнювало процес фальсифікації. Донедавна будь-який документ, що видавався суб'єктами приватного права, скріплювався печаткою відповідної юридичної особи чи фізичної особи – підприємця. Для більшості документів і договорів печатка була одним із обов'язкових реквізитів, відсутність якого означала недійсність такого документа.
Екс-керівники компаній становитимуть загрозу?
Тепер, коли для дійсності документа достатньо лише підпису уповноваженої особи, виникає резонне запитання: як протидіяти шахрайству та підробленню документів? Адже у світлі скасування печаток з'являється низка нових можливостей для рейдерства, шахрайських дій та зловживань з боку працівників та третіх осіб.
Зокрема, будь-яка особа, котрій відомий підпис керівника підприємства, зможе поставити його "автограф" на документ, і цей документ згідно з новим Законом буде чинним. Звісно, перевірку повноважень за виписками, особовими та установчими документами ніхто не скасовував, однак за певних обставин цей варіант спрацює: у разі коли документи направляються поштою або якщо зловмисник тим самим способом випише на своє ім'я довіреність від імені керівника.
Керівник підприємства, котрого звільнили, використовуючи старі виписки із зазначенням його як керівника, може нанести чимало збитків підприємству, приховуючи від контрагентів відсутність повноважень.
Для перереєстрації підприємства на нових власників і зміни керівника достатньо лише підробити підписи на протоколі загальних зборів, наказі на призначення нового директора, довіреності та реєстраційній картці. Далі подати документи на реєстрацію державному реєстратору, і вуаля – нові власники та новий директор.
У підписаному сторонами договорі згодом також можуть бути замінені сторінки із видаленням чи додаванням потрібної інформації.
Нотаріальні посвідчення і спеціальні штрих-коди
Розглянемо деякі методи захисту документів від підробки, використання в шахрайських цілях і визнання їх недійсними:
1. Найбільш надійним варіантом захисту є нотаріальне посвідчення. Нотаріус посвідчує не сам підпис уповноваженої особи на документі, а факт того, що цей підпис було поставлено нею власноруч, із наявністю відповідних на це повноважень, без примусу та з усвідомленням подальших наслідків такого правочину.
Нотаріальний документ посвідчується печаткою та підписом нотаріуса й реєструється в журналі нотаріальних дій з присвоєнням документу порядкового номера. Визнати такий документ недійсним чи підробити в рази складніше.
2. Під час підписання документа вимагати від підписанта поставити не тільки підпис, а й власноруч написати прізвище та ініціали. У разі судових спорів із приводу неналежності підпису уповноваженій особі це дасть змогу почеркознавчій експертизі встановити факт вчинення підпису саме цією особою навіть у разі свідомої спроби змінити почерк.
3. Використання фірмових бланків або спеціального паперу з голограмами, водяними знаками, відтисками, спеціальними штрих-кодами тощо.
4. Елементарними заходами захисту документів, якими часто нехтують, є нумерування аркушів, прошивання документа із зазначенням прописом кількості прошитих сторінок, підписання уповноваженими особами кожного аркуша документа.
Стрімкий технічний розвиток й інновації не стоять на місці. Тому такі методи не можуть 100 % гарантувати виключення фальсифікації документів у майбутньому. Однак можливо мінімізувати ризики визнання документів недійсними, рейдерських захоплень підприємств і шахрайських маніпуляцій.