Що потрібно: апостиль або консульська легалізація?

  • Друк
Деталі
Створено: П'ятниця, 30 жовтня 2015, 14:21

У сучасному житті, а ще частіше -в нотаріальній практиці, виникають питання щодо дійсності офіційних документів України на території іноземних держав та, навпаки, все частіше виникають розбіжності в питаннях підтвердження дійсності різного роду документів у відповідних державах. На практиці доволі важко з'ясувати, чи є документ, виданий в одній державі, юридично дійсним в іншій, чи підписаний він повноважною посадовою особою, чи виданий він належним державним органом.

Якщо Ви вирушаєте до іншої країни на навчання, роботу або на постійне місце проживання, то Вам можуть знадобитися такі документи: актові записи про народження, про шлюб, про освіту, яку Ви отримали в Україні, про дозвіл батьків на виїзд тощо. Для того, аби за кордоном Ваші документи були чинними, вони мають пройти процедуру проставлення апостиля, якщо між нашими країнами немає угоди про скасування або спрощення процедури їх легалізації. Щоб документ отримав право на існування в міжнародному обігу, тобто на застосування в інших країнах, -його необхідно легалізувати, іншими словами, підтвердити дійсність документа, а також дійсність підписів та печаток, що скріплюють його, якщо інше не передбачено міжнародними договорами. Отже, легалізація документів необхідна для надання документу юридичної сили на території іншої держави.

З метою спрощення процесу в 1961 р. у рамках Гаазької конференції з міжнародного приватного права була розроблена Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів. Під легалізацією розуміється тільки формальна процедура, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, повноважень особи, що підписала документ, та автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ - проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений.

Зазначена Конвенція значною мірою спрощує та певним чином модифікує процес легалізації офіційних документів. Такий спосіб легалізації ще називають «спрощеною легалізацією».

На сьогодні найбільш поширеними є два способи легалізації документів: 1) консульська легалізація; 2) проставлення штампу «Апостиль». Пропоную детальніше розглянути вказані способи легалізації документів.

Апостилювання - це один із правових режимів визнання юридичної чинності документів, які мають використовуватися за кордоном. Апостиль виник як альтернативна й універсальна процедура підтвердження чинності іноземних документів. На відміну від консульської легалізації, на апостилювання витрачається менше часу, а документи з апости-лем можуть використовуватися не в одній, а в багатьох країнах.

Апостиль (з фр. apostille) - спеціальний штамп апостиляції, що засвідчує дійсність підписів, статусу осіб, печаток; підтвердження підписів і печаток на офіційних документах апостилем робить ці документи чинними в усіх країнах-учасницях Гаазької конвенції.

Апостиль, окрім засвідчення дійсності підпису та компетенції особи, що підписала (видала) офіційний документ, також, в окремих випадках, засвідчує дійсність штампа або печатки, що скріплює документ.

Апостиль проставляється на вимогу особи, що підписала документ або будь-якого пред'явника документа.

10.01.2002 Верховна Рада України прийняла Закон України «Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» №2933-111. Конвенція набула чинності для України 22.12.2003.

Україна приєдналась до Гаазької Конвенції 10.01.2002 та Конвенція набула чинності, відтак 98 держав-учасниць Конвенції відмовилися у відносинах з Україною від вимоги повної консульської легалізації офіційних документів і перейшла на спрощену процедуру апостилювання.

Гаазькою конвенцією (повна назва: «Гаазька конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів», від 5.10.1961) встановлюється спеціальний знак (штамп), що проставляється на офіційні документи, створені в одній державі та підлягають передачі в іншу державу, замінюючи процедуру консульської легалізації,-апостиль. Апостиль повинен мати форму квадрата, довжина сторін якого дорівнює щонайменше 9 см.

Згідно зі ст. 1 вищезазначеної Конвенції, дія її поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з Договірних держав і мають бути представлені на території іншої Договірної держави. Офіційними документами вважаються: документи, які виходять від органа або посадової особи та діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від органів прокуратури, секретаря суду або судового виконавця; адміністративні документи; нотаріальні акти; офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами, у їх приватній якості, такі як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну, дату, а також офіційні й нотаріальні засвідчення підписів. Кожна з договірних держав звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які мають бути представлені на її території. Згідно зі ст. 3 Гаазької Конвенції єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, статусу особи, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений. Апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, що скріплюється з документом. Він має відповідати зразку, що додається до Конвенції, однак апостиль може бути складений офіційною мовою органу, що його видає, лише заголовок «Apostille» завжди повинен бути викладений французькою мовою.

Дотримання згаданої формальної процедури проставлення апостиля не може вимагатися, якщо закони, правила або практика, що діють у державі, в якій документ представлений, або угода між двома чи декількома договірними державами скасовують чи спрощують цю формальну процедуру або звільняють сам документ від легалізації.

Проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, здійснюється згідно з

Правилами, які затверджені спільним наказом Міністерства закордонних справ, Міністерства освіти і науки та Міністерства юстиції від 5.12.2003 №237/803/151/5 та зареєстровані в Мін'юсті 12.12.2003 за №1151/8472.

Апостиль проставляється:

- Міністерством освіти і науки, молоді та спорту України - на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами та організаціями, що стосуються сфери освіти й науки. До таких документів належать: дипломи про освіту, сертифікати про присвоєння вчених звань, атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та ін.

- Міністерством юстиції України - на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформлюються нотаріусами України. До таких документів належать: свідоцтва, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану; витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян; документи, засвідчені нотаріусами; судові рішення та довідки.

- Державною реєстраційною службою Міністерства юстиції України - на документах, що видаються цією Службою та структурними підрозділами територіальних органів Міністерства юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень Державної реєстраційної служби (свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану, витяги з реєстру та ін.);

- Міністерством закордонних справ України - на всіх інших видах документів.

Апостиль проставляється на документах, які виходять від органів судової влади України, органів прокуратури України та органів юстиції; на адміністративних документах; на документах про освіту та вчені звання; на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами; на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.

Апостиль не проставляється на документах, виданих закордонними дипломатичними установами України, на адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій, на документах, що мають характер листування.

Відповідно до наказу Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України та Міністерства юстиції України від 13.08.2014 «Про внесення змін до Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав» дозволяється проставляти апостиль на копіях (фотокопіях), засвідчених у нотаріальному порядку: паспортних документах, військових квитках, трудових книжках, дозволах на носіння зброї, свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах), посвідченнях особи.

Строк розгляду документів, поданих для проставлення апостиля, чи підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації становить один робочий день. Цей строк може бути продовжено Міністерством юстиції України:

- до трьох робочих днів - у зв'язку з поданням кількості документів, що не може бути опрацьована працівниками Міністерства юстиції України, відповідальними за проставлення апостиля чи підготовку нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, з поважних причин (хвороба, звільнення, довготривала відпустка, технічні причини, для усунення яких необхідний додатковий час тощо);

- до двадцяти робочих днів - у зв'язку з необхідністю отримання зразка підпису, відбитка печатки та/ або штампа: додаткової інформації або роз'яснень, у тому числі, якщо справжність поданого документа викликає сумнів.

Процедура здійснення консульської легалізації на території України і закордонними дипломатичними представництвами України на території іноземних держав регулюється Консульським статутом України, затвердженим Указом Президента України від 02.04.1994 за №127/94 (далі - Консульський статут України) та Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні й за кордоном, затвердженою наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 №113 (далі-Інструкція про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні й за кордоном).

Процедура консульської легалізації документів досить складна та багаторівнева.

Консульська легалізація, відповідно до ст.54 Консульського статуту України, полягає у встановленні та засвідченні справжності підпису, повноважень посадової особи, яка підписала документ чи акт або засвідчила попередній підпис на них, справжності відбитка штампа, печатки, зразки яких отримано консулом офіційним шляхом від компетентних органів держави перебування.

консульського округу, або такі, що виходять від цього керівництва. Органи України приймають такі документи й акти на розгляд лише за наявності консульської легалізації, якщо інше не передбачено законодавством України або міжнародним договором, учасниками якого є Україна та держава перебування.

Відповідно до п. 1.2 Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні й за кордоном консульська легалізація офіційних документів - це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа. Консульська легалізація здійснюється уповноваженим працівником Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, Представництв Міністерства закордонних справ на території України або консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи України.

Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 р., міжнародними договорами та чинним законодавством України, а також Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні й за кордоном.

Під офіційним документом слід розуміти письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення або з якими чинне законодавство пов'язує виникнення, зміну чи припинення прав і обов'язків фізичних або юридичних осіб.

Консульська легалізація здійснюється виключно стосовно офіційних документів, виданих за участю органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, і не розповсюджується на документи міжнародних громадських організацій. Легалізації також підлягають офіційні документи, що надходять до закордонних дипломатичних установ України від Департаменту консульської служби МЗС України, а також документи, які надходять від закордонних дипломатичних установ України до Департаменту консульської служби МЗС України.

Для легалізації офіційних документів консульська посадова особа на території України користується печаткою та штампом Міністерства закордонних справ України (Представництв МЗС на території України), за кордоном - печаткою та штампом закордонної дипломатичної установи України.

Департамент консульської служби МЗС України, Представництва МЗС на території України, закордонні дипломатичні установи України мають зразки печаток та підписів посадових осіб, вповноважених здійснювати дії з консульської легалізації офіційних документів, складених за участю органів державної влади та органів місцевого самоврядування України, або таких, що від них виходять, дипломатичних представництв чи консульських установ іноземних держав.

Слід зазначити, що Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні та за кордоном передбачено ряд вимог до документів, які подаються на консульську легалізацію, зокрема:

• документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, повинні бути прошиті, аркуші пронумеровані та скріплені підписом І печаткою:

• не приймаються на легалізацію документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, такі, що написані чи підписані олівцем або отримані через засоби факсимільного зв'язку, а також документи, у яких одночасно вживається декілька мов;

• підписи посадових осіб та відбитки печаток повинні бути чіткими. Посвідчувальний напис має бути написаний без підчисток, вільні місця - прокреслені, дописки й інші виправлення - застережені.

Легалізації не підлягають:

• документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;

• оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз'яснення щодо їх застосування;

• документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

Законодавство Іноземних країн також може містити певні обмеження щодо легалізації окремого кола документів.

Олександра Приходько
Юридична газета. – №42. – 20 жовтня 2015 року. ˜– с. 14-15